夯实基础、严格管理 开创报关新模式

作者:董强   点击数:2545   更新时间:2013/11/14

 

山东朗越国际运输服务有限公司成立于1994年,注册资本600万元人民币,是民航总局指定的一类货物销售代理人,国际航协成员,中国国际货运代理协会会员单位。获海关总署批准成为海关AA类管理企业;连续多年被评为全国百优报关企业。公司年均报关量在12万票左右,报关差错率年均在1%以下。

如何提供既让客户满意、又让海关放心的服务,怎样做到既能保证企业的经济效益、又能尽到一个企业的社会责任?公司一直秉承“诚信,敬业,团结,开拓”的企业文化及“货主第一,信誉至上”的宗旨,锐意创新,已成为本土物流企业中有口皆碑的著名物流服务名牌。

一、夯实基础,提高报关员业务和服务素质

报关人员包括服务企业报关人员业务素质的高低,直接决定了报关业务时效和质量,是做好报关工作的基础。为打好基础我司采取了灵活多样的培训方式。通过培训,增强报关人员的业务素质和服务意识、提高服务能力、提升业务水平。

以往我们的报关员天天在报关,较大程度上局限在如何填制和申报,但与既懂得法规、理解法规又懂实际业务有较大的差距,尤其在融会贯通、灵活运用政策上差距较大。如何解决这个问题,在具体的工作中,我司主要采取以下方式:

一是强化通关政策的培训。由于我司业务涵盖空运进出口、海运进出口、快件、保税仓储等,经营领域和接触范围广泛,要满足企业需要,就必须熟悉和精通海关的政策法规。还要不断留意有关政策的公布,学习理解有关政策的规定和操作流程。为做好这项工作,我们采取了以下措施:

首先,开辟政策宣讲和培训专栏。我们将每个报关现场的报关经理确定为当然的培训员,在公司的内部网站上开辟了政策宣讲和培训专栏,每个报关经理要针对各自实际,对海关通关相关政策法规进行宣讲,同时对各个现场通关过程中出现的任何关于报关方面的问题包括细节方面进行发布和点评,其他报关员要定期访问,谈出学习体会,公司办公室定期将相关资料归纳整理出来,印成小册子,发给每个报关员。

其次,请海关关员授课。在海关领导的支持下我们每年都邀请部分一线精通报关业务的现场海关关员为我们授课,海关关员的授课理论联系实际,深入浅出,融合贯通,大大提高了报关员的素质。

第三,注重对服务企业报关人员的培训。服务企业报关人员的素质高低是我司做好报关工作的最基础部分。我们把我司的成功培训经验传授给服务企业,并把不涉及公司秘密的报关资料和要求印发给相关企业,并在海关关员授课时邀请他们免费参加培训。每次培训之后都针对培训内容进行考试,对于考试成绩好的员工进行奖励,对于考试成绩不过关的员工进行经济处罚。

第四,我们采取“走出去”的政策。只有“走出去”,多和企业沟通交流,学习产品知识,才能使报关员更好的了解企业的产品以及生产流程,提高报关员的业务素质。例如,为了做好汽车类和机床类的商品归类,今年我们已经三次组织业务骨干,到上海通用东岳动力总成有限公司,深入到车间,现场查看产品的实物,了解结构、原理,面对面的向工程师请教,开拓了报关员的眼界,提高了业务素质。类似这种走出去的事例还有很多,通过“走出去”不仅提高了我们报关人员的业务素质,也加强了我们与企业沟通,规范我们公司的操作行为。

二是提高报关人员的服务素质。公司制定了报关人员服务守则,要求报关人员严格遵守,在报关人员服务方面,除了通常的注意服务态度,沟通的方式方法等基本的要求外,报关人员与客户勤于保持联系,经常对客户表达关怀和热情。如近来身体、家庭、工作等,让客户感到你是他的朋友,而且每次办结业务后要及时反馈,不忘道谢。对客户要有必要的知会,对出现问题不逃避,重在解决问题。代理客户报关过程中,经常会遇到一些问题,有些可能是自己的失误,有时可能是客户资料的错误。对于客户的失误,一定不能埋怨,需委婉的指出错误,提出改正的方法。对于自己的失误,要勇于担当,及时承认,抓紧时间解决。

二、规范报关业务流程,建立严格考核制度

作为AA类报关企业,拥有了资格优势,不仅仅是得到了海关对企业规模、规范操作等的认可,享有海关给予的“专人负责”、“专门组织”等优先待遇,也是企业宣传业务,提供了坚强的后盾。因此公司建立了AA类企业代理报关的业务管理体制,要求报关人员从一点一滴做起,树立AA类企业代理报关的优秀形象,要求报关操作人员、报关员必须按照海关规范申报的要求严格审查、不违规申报、不瞒报;建立代理报关内外部单证流转流程,实施程序化,细则化,规范化管理,进一步规范报关业务流程,具体流程如下:第一、接收客户单证,对单证的逻辑性、安全性、合理性进行预审,并同时由报关现场对所申报商品进行预归类,若遇归类疑难问题提交公司专业归类团队进行讨论确定。第二、由录单员填制报关单,并利用TCS系统按报关单填制规范及商品申报规范录入报关单信息,上传无纸化通关所需电子数据,由复审报关员人工核对TCS系统中报关单是否有误,做到及时更改。第三、TCS系统自动比对报关单关键数据是否有误并进行提示(包括舱单信息、通关单信息与相关部门联网的自动比对),将TCS系统中的报关数据上传到QP系统并在QP中向海关申报,等报关员对纸质、电子数据进行整理并进行递单、放行、撤单等相关操作,直至货物海关放行、提货。第四、对放行、结关的报关单,按需签发打印退税联、付汇联等单据,并递送到客户手中。

为了适应海关要求,建立了通关信息平台和档案管理;建立报关员考核标准。主要考核内容,一是进出口报关差错率控制在1%以下。二是守法自律,不得伙同、协助业务员和客户进行走私和违反海关监管规定的行为;不得伙同、协助代理报关企业侵犯知识产权的行为。三是依法建立帐薄和营业记录,按海关和公司规定真实、正确、完整地记录接受受委托办理报关业务的所有活动。

对于以上规定实行部门考核评比制和个人考核评比制。列入考核范围的8个部门每季度进行一次评比。主要考核指标为因个人原因造成的部门差错率;列入考核范围的8个报关部门前台递单报关员每季度进行一次评比。主要考核指标为因个人原因造成的个人差错率,季度末按差错率从低到高依次排出名次,按排名前后采取相应的奖惩办法。每个月公司都会对各报关现场实行考核,对报关差错率高的现场的负责人实行问责制;对报关差错率高的个人采取谈心和经济处罚相结合的措施,对长期差错率低的报关员在工资、奖金、升迁等方面优先考虑。

三、不断创新,开拓报关业务新模式

提高通关质量和效率,降低通关成本,一直是我司与企业共同追求的目标。而报关质量是制约通关效率和降低通关成本的关键因素。多年来我司在提高报关单的填制质量,最大限度地降低报关单删改率,从而最大限度地降低差错率,提高通关速度方面采取了很多措施,付出了很大的努力,也取得了一些成效。但由于受到企业单证提供时间、质量、我司报关人员流动、业务素质以及预录人员时间、效率等因素的制约,造成我司报关人员数量和成本居高不下,报关速度和质量时而出现反复。如何开拓思路创新模式,成为我司多年来报关中面临的突出问题。公司投入资金,与海关总署下设的中国电子口岸合作,开发了面向客户的易云供应链通关服务系统(简称TCS系统),借助现代化的信息技术,成为青岛关区第一家实行TCS系统通关数据无纸传输企业,真正实现了报关数据与海关系统的电子传输。借助于这个平台,已实现了与富士康、LG电子、斗山工程、通用汽车、德尔福派克的等主要进出口企业的系统对接,实现了通关数据的电子交换。进一步提高了通关效率,降低了差错率,节省了人力,节约了企业的成本,我司的通关业务又上了一个新台阶。并派专人到企业对他们的员工进行专业培训。在缩短通关时间、降低差错率的同时还大大的节省操作成本,其成果非常显著。

首先,整个通关时间大大缩短、由原来的1-1.5小时,缩短至现在的20分钟,配合海关的通关无纸化,一票货的通关甚至在几分钟内就可以完成。以我司代理的一家电子企业为例,100票货,原有的模式需要五名报关员4-5小时才能通关完毕,采用TCS模式,整个通关操作只需4名报关员2小时完成,节省的通关时间和人力成本显而易见。另外,海关给我司的加班时间大大减少,以4231现场为例,海关有原来天天加班,变为一周只加1-2天。

其次,通关之后的后续工作,可以大大提高工作效率。由于数据共享,避免了后续工作中在统计方面花的时间。差错率大大降低,由于TCS系统实现了和客户的对接,减少了很多环节,数据的准确性提高,差错率能降低60%左右。

第三,在节省管理成本方面,主要体现在纸张等办公用品的消耗。节省的成本大概在70%左右。还是以某电子企业为例,原来一票货,需要传真给报检、报关、操作等各现场,大概需要纸张6张,每年该企业报关量在1.4万票,纸张至少要8.4万张,使用TCS系统后,每票需要用纸2张,全年为2.8万张。同时,打印机和传真机的消耗也大大的减少。对外,可以巩固和拓展市场,开拓新业务。

公司通过为客户提供各种优质的一站式服务,赢得了广大客户的高度赞誉,已成为富士康、浪潮乐金、LG伊诺特、斗山、矢崎汽车零部件、上海通用东岳汽车、德尔福、大宇造船、日本日通、邮船等烟台所有主要进出口企业的核心代理。

夯实基础、严格管理,使朗越在市场竞争中永远立于不败之地;不断开创报关新模式,使朗越在同行中永远处于领先位置。(董强 山东朗越国际运输服务有限公司 副经理)

 

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